Here are some answers to some common questions we have gotten about our anti-spam service.

General Questions

Questions about the unique features of this service.

What are HostDime's Email Filter and Archive Services?

They are our cloud-based services that provide greatly improved anti-spam and anti-malware email protection compared to standard on-server or local anti-spam technologies. Archiving provides industry-compliant email archiving and continuity.

What are the components of these services?

There are three components to HostDime's Email Filter and Archive services all of which can be purchased separately.

1. Inbound filtering: This service filters out spam and malware from a domain's incoming mail.
   1. It also provides 15 days of backup MX service for free. If your local mail server goes down, our service will store your incoming mail for the covered domain and redeliver it once your mail server is available again.
2. Outbound filtering: This service allows you to filter mail that your users send FROM your local mail server through our service. This will allow us to filter out spam if one of your domain's mail accounts gets compromised.
3. Archiving/continuity service: This saves copies of all incoming or outgoing mail from your domain for an extended period. You can even use the service to send mail if your main mail server is down.

What are the benefits of this service compared to locally hosted anti-spam tools or filters?

• All filtering is done in our special cloud service and only clean mail gets delivered to your local mail server.  This frees up your server to focus on other tasks.
• We have a team of experts working 24/7 to ensure our service filters out the latest spam and malware. You don't have to spend your time doing that.
• The service is simple to set up. All you need to do is change your MX records (for inbound filtering) and we can even help you with that. 
• There are no configuration changes required for individual mail accounts. Mail can be sent and received normally.
• Our service protects all email accounts in your domain. Most services third-party services charge you for every mail account that gets filtered.
• It doesn't require you to host your email service itself elsewhere. You can continue to manage your email in cPanel or Plesk or your local mail server exactly as you do now.
• Our service is backed by our outstanding 24/7 support team.

Technical Service Questions

More in-depth answers about how this service works.

In somewhat more technical detail, how does this service work?

Inbound works by changing the MX records that the domain points too. This causes all legitimate mail senders and most spammers to send mail to HostDime's Email Filter service first. Our service receives the mail and the automated service checks to see if if the mail is spam. The first level is several layers of conservative blacklists that filter only known, active spam origins. Mail filtered this way doesn't get quarantined. If the mail makes it through the blacklist, the system then runs proprietary tests on the mail to determine if it is spam. If it is likely spam, the message is quarantined and not delivered. If the message is clean, HostDime's Premium Anti-Spam Service servers deliver the mail to the user's normal mail server.

Outbound works by configuring a smarthost for the covered domain. This causes mail sent from that domain to automatically and transparently deliver to HostDime's Email Filter servers. They scan the mail and if it is spam, it is quarantined and not sent. If the mail is clean, our mail servers send the message to the recipient. 

Archiving/continuity keeps copies of incoming and outgoing mail for extended periods. Clients and admins can also log into a separate white label webmail service to check and send mail if their local mail server is down.

Where is the mail processed? Is it GDPR compliant?

Mail is processed in one of hundreds of servers in the EU or US. It is possible to configure the service so that it only uses servers in the US or only in the EU. Our service is GDPR compliant.

Do humans read my mail to determine if it is spam?

No. The spam and malware scanning is fully automated. We don't read your mail.

Financial Questions

Preguntas generales

Preguntas sobre las características únicas de este servicio.

¿Qué son los servicios de filtrado y archivado de HostDime?

Estos son servicios basados en la nube que proveen una herramienta mejorada para reducir o evitar el spam y malware distribuido por correo, que comparados a los servicios/sistemas antispam implementados localmente o en los servidores tienen mayor efectividad. El  servicio de archivado proporciona archivado y continuidad de correo electrónico que las industrias y empresas requieren.

¿Cuáles son los componentes de esos servicios?

Existe tres componentes que se ofrecen en los servicios de filtrado y archivado de HostDime, cada componentes se compra o se suscribe a él de forma separada.

1. Filtrado de correos de entrada: Este servicio filtra el spam y malware que es enviado a las cuentas de correo de un dominio.
   1. Adicional a esto ofrece respaldo de servicio de correo de hasta 15 dias. Si tu proveedor de correo o servicio de correo local falla, nuestro servicio continuara recibiendo los correos y seran entregados a las cuentas una vez que el servicio o proveedor de correo haya sido restablecido.
2. Filtrado de correos de salida: Este servicio permite filtrar correos enviados desde las cuentas de correo de un dominio a travez de un proveedor o servicio de correo local . Esto permite filtrar y detectar si alguna cuenta o dominio es comprometido para propagar spam o malware a travez del correo.
3. Archivado/continuidad del servicio de correo: Este característica permite almacenar los correos de entrada o salida de las cuentas de correo de un dominio por un largo periodo. Esto permite visualizar correos  o recuperar los mismos incluso si el proveedor o servicio de correo del dominio falla.

¿Cuáles son los beneficios de este servicio comparado con soluciones antispam o filtrado implementadas en el servidor localmente?

• Todo el filtrado se realiza en nuestro servicio alojado en la nube y solo se entrega correo limpio a su servidor/proveedor de correo local. Esto libera de recursos de análisis a su servidor para usarlo en otras tareas.
• Contamos con un equipo de expertos que trabaja las 24 horas del día, los 7 días de la semana para garantizar que nuestro servicio filtre el último spam y malware. No tienes que pasar tu tiempo haciendo analizando mensajes o creando reglas.
• El servicio es simple de configurar. Todo lo que necesita hacer es cambiar sus registros MX (para el filtrado de entrada) e incluso podemos ayudarlo con eso.
• No se requieren cambios de configuración para cuentas de correo individuales o finales. El correo puede ser enviado y recibido normalmente.
• Nuestro servicio protege todas las cuentas de correo electrónico en su dominio. La mayoría de los servicios de terceros te cobran por cada cuenta de correo que se filtra.
• No requiere que aloje su servicio de correo electrónico en otro lugar. Puede continuar administrando su correo electrónico en cPanel o Plesk o su servidor de correo local exactamente como lo hace ahora.
• Nuestro servicio está respaldado por nuestro excelente equipo de soporte 24/7.

Preguntas técnicas sobre el servicio

Respuestas más detalladas sobre cómo funciona este servicio.

En detalles más técnicos, ¿Cómo funciona el servicio?I

El filtrado de entrada funciona con el cambio de los registro MX a los cuales apunta un domino. Esto genera que todos los envíos legítimos al dominio así como la mayoría del los spammers envíen el correo primero al sistema de filtrado de correo de Hostdime. Nuestro servicio recibe los correos los analiza de forma automatizada determinando si son spam, posible spam o validos. El sistema esta compuesto de varios niveles de análisis entre los cuales se usan revisiones de blacklist, patrones comunes de spam, inteligencia artificial y reportes de usuarios finales.Con esto el sistema no solo se basa en un elemento para determinar si el correo es spam, aquellos mensajes que el sistema considera ser spam no son entregados al servicio/proveedor de correo local del dominio en cambio son colocados en cuarentena dentro del sistema así poder liberar y entrenar el sistema de filtrado si existiera un falso positivo. Los mensajes que se consideran limpios o validos son enviado del servicio de filtrado de HostDime hacia el servidor/proveedor de correo final del dominio.

El filtrado de salida trabaja al configurar un host inteligente (nombrado smarthost por su nombre en ingles) que cubre las cuentas de correo del dominio. Esto genera que los mensajes enviados desde el dominio sean enviado de forma automática y transparente al servicio de filtrado de correo de HostDime. El sistema revisa cada mensaje enviado y determina si es spam, de ser considerado spam es colocado en cuarentena y no es enviado. Sí el correo se considera limpio es entregado al destinatario desde nuestro sistema de envio de correo.

El archivado o almacenaje de correo deja una copia de los mensajes enviados y recibidos en el servicio de filtrado de HostDime para cumplir con este objetivo es necesario aplicar las configuraciones similares de filtrado de entrada y salida para que los mensajes pasen antes por nuestro sistema antes de ser entregados  o recibidos en el servidor/proveedor local de correos. 

¿Dónde el correo es procesado? ¿Se cumple la GDPR?

El correo se procesa en uno de los cientos de servidores en la UE o EE. UU. Es posible configurar el servicio para que solo use servidores en los EE. UU. O solo en la UE. Nuestro servicio cumple con GDPR.

¿Existe intervención humana para determinar si el correo es spam?

No. El escaneo de spam y malware está completamente automatizado. Por lo que no existe persona que pueda afectar la privacidad de los mensajes enviados por correo.

Preguntas de cobro

Preguntas sobre los costos asociados con el servicio.Questions concerning the costs associated with the service

What are the costs for this service?

For 1-10 domains, the cost is as follows:

• Inbound filtering costs $14.99 per domain per month.
• Outbound filtering costs $14.99 per domain per month.
• Archiving service costs $29.99 per domain per month.
• If you want to bundle all three services together, the total cost for all three is only $49.99 per domain per month.

Is there a multi-domain discount?

Absolutely! If you have 11 or more domains to protect, the cost per domain drops:

• 11-25 domains:
  • Inbound filtering costs $13.99 per domain per month.
  • Outbound filtering costs $13.99 per domain per month.
  • Archiving service costs $27.99 per domain per month.
  • Bundle of all three services: $46.99 per domain per month.
• 26-50 domains:
  • Inbound filtering costs $12.99 per domain per month.
  • Outbound filtering costs $12.99 per domain per month.
  • Archiving service costs $24.99 per domain per month.
  • Bundle of all three services: $43.99 per domain per month.
• 51-100 domains:
  • Inbound filtering costs $11.99 per domain per month.
  • Outbound filtering costs $11.99 per domain per month.
  • Archiving service costs $23.99 per domain per month.
  • Bundle of all three services: $39.99 per domain per month.
• 101-250 domains:
  • Inbound filtering costs $10.99 per domain per month.
  • Outbound filtering costs $10.99 per domain per month.
  • Archiving service costs $21.99 per domain per month.
  • Bundle of all three services: $36.99 per domain per month.
• More than 250 domains:
  • Inbound filtering costs $9.99 per domain per month.
  • Outbound filtering costs $9.99 per domain per month.
  • Archiving service costs $19.99 per domain per month.
  • Bundle of all three services: $32.99 per domain per month.

How much will it cost to have you help me set these services up?

If you'd like us to help set up inbound mail filtering, there will be a one-time fee of $14.99 per domain. You can also set up this service yourself by following the directions HERE.

...

If you have many domains you'd like to set up, please discuss the matter with our Sales team and they will let you know the cost.

Service Configuration Questions

Explanations of how to set up the service.

Can I configure incoming filtering myself?

Yes. You can find the documentation for that HERE.

Can I configure outgoing filtering myself?

This service is much more complicated to set up, so our technicians will take care of it for you after you sign up.

My domain has several configured subdomain email accounts. Are the subdomains covered as part of the main domain?

In certain cases, yes.

If your subdomain emails are configured so that you have the same mail accounts as your main domain, then you can set up your subdomains as a domain alias. Our service will then quarantine all of the subdomain received spam with the main domain and deliver all of the mail to the same local mail server.

If you have different email accounts for your subdomains than your main domain or the subdomains resolve to different servers then you will need to purchase service separately for each subdomain so configured.

Is it possible to only filter specific subdomains instead of the entire domain?

Within certain limitations, yes.

• You can specify a subdomain like sub.domain.com as your filtered domain.
• In most cases this will require that you have the subdomain configured as a separate account in cPanel or Plesk.
• Without that, in some cases, both the main and subdomains will be filtered.

Can subdomains split across multiple different servers be filtered?

Yes, but subdomains that deliver to different locations are treated as separate domains and you must purchase service separately for each subdomain configured this way.

Can I whitelist or blacklist certain email addresses?

Yes, once you sign up, you'll be able to log into your anti-spam account and set up white or blacklists as needed. Each email user can have a separate white or blacklist or you can assign certain global white or blacklisted addresses globally to all email accounts.

Can I import white or blacklists from another service like Spam Assassin?

You can add the same addresses to our white or blacklists as you have set up in another service, but you probably don't need to do so.

Our mail filtering service is far better than what you may be using now (like Spam Assassin), so while other services may need carefully tended white or blacklists to work properly, ours shouldn't. You should only blacklist email that isn't spam, but which is something you know you don't want (for example, mail from someone you never want to talk to). Whitelisting should only be needed if you want to be extra certain that no mail from that address or domain gets filtered as spam.

There is not currently a way to mass-import white or blacklist items from another service, though you can export your white or blacklist as a CSV file if you want.

Does incoming mail filtering cause SPF record issues?

Potentially, yes. It is recommended that you disable inbound SPF record checks for our mail servers. The list of possible IPs are listed in our inbound mail filtering setup documentation.

Does outbound mail filtering cause SPF record issues?

Only if you haven't added +include:spf.antispamcloud.com to your existing SPF record. If you add that, then there won't be an issue. Our team will help you configure that when we set up the service.

Does this service cause DKIM record issues?

No.

Support Questions

What to do if there are other issues.

If I have a problem with this service, who should I contact?

Preguntas de configuración del servicio

Explicaciones de cómo configurar el servicio.

¿Puedo configurar el filtrado entrante yo mismo?

Si. Puede encontrar la documentación para eso AQUÍ.

¿Puedo configurar el filtrado saliente yo mismo?

Este servicio es mucho más complicado de configurar, por lo que nuestros técnicos se encargarán de usted después de que se registre.

Mi dominio tiene varias cuentas de correo electrónico de subdominio configuradas. ¿Están cubiertos los subdominios como parte del dominio principal?

En ciertos casos, sí.

Si sus correos electrónicos de subdominio están configurados para que tenga las mismas cuentas de correo que su dominio principal, entonces puede configurar sus subdominios como un alias de dominio. Nuestro servicio pondrá en cuarentena todo el subdominio recibido spam con el dominio principal y entregará todo el correo al mismo servidor de correo local.

Si tiene diferentes cuentas de correo electrónico para sus subdominios que su dominio principal o si los subdominios se resuelven en diferentes servidores, deberá comprar el servicio por separado para cada subdominio configurado de esta manera.

¿Es posible filtrar solo subdominios específicos en lugar de todo el dominio?

Dentro de ciertas limitaciones, sí.

• Puede especificar un subdominio como sub.domain.com como su dominio filtrado.
• En la mayoría de los casos, esto requerirá que tenga el subdominio configurado como una cuenta separada en cPanel o Plesk.
• Sin eso, en algunos casos, se filtrarán tanto el subdominio principal como el secundario.

¿Se pueden filtrar los subdominios divididos en varios servidores diferentes?

Sí, pero los subdominios que se entregan en diferentes ubicaciones se tratan como dominios separados y debe comprar el servicio por separado para cada subdominio configurado de esta manera.

¿Puedo incluir en la lista blanca o en la lista negra ciertas direcciones de correo electrónico?

Sí, una vez que se registre, podrá iniciar sesión en su cuenta antispam y configurar listas blancas o negras según sea necesario. Cada usuario de correo electrónico puede tener una lista blanca o negra separada o puede asignar ciertas direcciones globales blancas o negras a todas las cuentas de correo electrónico.

¿Puedo importar listas blancas o negras de otro servicio como Spam Assassin?

Puede agregar las mismas direcciones a nuestras listas blancas o negras que haya configurado en otro servicio, pero probablemente no necesite hacerlo.

Nuestro servicio de filtrado de correo es mucho mejor de lo que puede estar usando ahora (como Spam Assassin), por lo que si bien otros servicios pueden necesitar listas blancas o negras cuidadosamente cuidadas para funcionar correctamente, el nuestro no debería. Solo debe incluir en la lista negra el correo electrónico que no es spam, pero que es algo que sabe que no desea (por ejemplo, correo de alguien con quien nunca desea hablar). La lista blanca solo debe ser necesaria si desea estar más seguro de que ningún correo de esa dirección o dominio se filtra como spam.

Actualmente no existe una forma de importar en masa elementos de listas blancas o negras de otro servicio, aunque puede exportar su lista blanca o negra como un archivo CSV si lo desea.

¿El filtrado de correo entrante causa problemas de registro SPF?

Potencialmente, si. Se recomienda que deshabilite las comprobaciones de registros SPF entrantes para nuestros servidores de correo. La lista de posibles IP se enumera en nuestra documentación de configuración de filtrado de correo entrante.

¿El filtrado de correo saliente causa problemas de registro SPF?

Solo si no ha agregado +include:spf.antispamcloud.com a su registro SPF existente. Si agrega eso, entonces no habrá un problema. Nuestro equipo lo ayudará a configurar eso cuando configuremos el servicio.

¿Este servicio causa problemas de registro DKIM?

No.

Preguntas de soporte

Qué hacer si hay otros problemas.

Si tengo un problema con este servicio, ¿a quién debo contactar?

Puede contactar a nuestro equipo de soporte en HostDime en una horario de atención 24/7 por cualquier de nuestros medios por chat, llamada o ticketYou can contact HostDime 24/7.